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人才管理

保密管理制度

发布时间:2015-01-28  作者:兴齐眼药

1   目的

为保障公司秘密事项的安全,维护公司的利益,以“主动防范、重点突出、既保护公司秘密又便利工作”为原则,特制定本规定。

2   范围

2.1.1公司事务的重大决策:公司战略、方针与重大经营举措,公司内部重大改革及人员变动的方案。

2.1.2商业秘密:即技术信息和经营信息

2.1.2.1技术信息:指技术水平,技术潜力,新技术前景预测,替代技术的预测,专利动向,新技术影响的预测、设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法等方面。新技术信息包括技术秘密、非专利技术成果,技术秘密中也包含技术信息。

    (1)技术秘密:公司的技术秘密是指由公司自行研制开发或以其他合作方式掌握的、未公开的、能给单位带来经济利益或竞争优势,具有实用性且公司已采取了保密措施的技术信息,包括但不限于设计图纸(含草图)、试验结果和试验记录、工艺配方、样品、数据、计算机程序等。技术信息可以是有指定的完整的技术内容,构成一项产品、工艺、材料及其他改进的技术方案,也可以是某一产品、工艺、材料等技术或产品中的部分技术要素。

    (2)非专利技术成果:非专利技术成果应具备的四个条件:

 包含技术知识、经验和信息的技术方案或技术诀窍;

 处于秘密状态,即不能从公共信息渠道直接获得;

 有实用价值,即能使公司获得经济利益或竞争优势;

④公司已采取了适当保密措施,并且未曾在没有约定保密义务的前提下将其提供给他人。

2.1.2.2经营信息:经营信息包括:

   (1)新产品的市场占有情况及如何开辟新市场;

   (2)产品的社会购买力情况;

   (3)产品的区域性分布情况:

   (4)产品长期的,中期的,短期的发展方向和趋势;

   (5)经营战略;

   (6)流通渠道和机构等。

    经营信息还应包括:管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略,招投标中的标底及标书内容等信息。

 2.1.3秘密事项内容范围

    公司秘密事项根据其内容划分为四大类,分别为:行政管理、技术、业务、生产制造,包括文字、数据、符号、图形、声音、图像等表示形态,以及纸介质、磁介质、光盘等不同载体类型。各类内容所涉及的秘密事项及其等级于每年第二季度进行一次审核、调整、补充,并在有关范围内重新公布。(附:公司秘密事项分类及项目内容、等级汇总表)

 2.1.4重点部门、重点部位

   l、重点部门:董秘办、研究院、财务部、人力资源部、IT运维部、总经办、市场部、供应部、仓储部、质量管理部、生产部调剂班组、工程部、设备部、技术部、验证部、政府事务部、商务部。

   2、重点部位:总经理办公室、副总办公室、总经办档案室、研究院试验室、IT运维部机房、财务部、营销中心商务部、质量管理部QC实验室、生产部各生产车间、公用工程各操作间。

 2.1.5涉密员工范围

    l、列人重点部门的所属员工;

    2、非重点部门的部门长、主管及内勤;

    3、其他对象:公司领导专职驾驶员,生产部督导(主任)、核算员,工程部项目人员,销售代表、负责秘密事项制作、保管的人员;

    4、公司领导或公司保密工作管理部门根据需要临时或专门指定的部门或岗位人员。

3   职责

3.1董秘办:负责组织公司级保密工作的开展(包括上市类、决策类信息的保密,以及重大保密奖惩事宜的讨论),秘密事项的审核,负责公司商业秘密的保密管理及相关部门保密工作的指导。

3.2总经办:负责公司文件、资料、信息和计算机网络、来访接待的保密管理及相关部门保密工作的指导。

3.3人力资源部:负责公司保密制度、规定等的制定,全体员工的保密教育和涉密员工的保密管理,及相关方面的保密工作指导。

4  程序

4.1秘密事项管理:在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则,进行管理;秘密事项以载体形式归档后,则由档案管理部门负责管理。

4.1.1 A级秘密事项(含载体):由秘密事项形成部门指定专人负责做好标识,妥善保管,并建好记录、台帐,A级秘密事项的发放、传阅均需经总经理批准,并应限制在一定时间内返还;A级秘密事项经对外披露即可视为降低保密管理等级或解密(部分内容、局部范围披露除外)。A级秘密事项允许知悉的范围是:公司核心领导层,A级秘密事项形成部门的主管及公司领导认为需要让其知悉的对象。

4.1.2 B级秘密事项(含载体):由秘密事项形成部门指定专人负责做好标识,妥善保管,并建好记录、台帐;B级秘密事项的发放,传阅一般由该秘密事项形成部门的经理级主管(第一负责人)批准,必要时须报请总经理同意,发放要编号、签收,传阅必须有传阅签名记录,并返还保管;B级秘密事项保密管理等级的变更或解密由公司保密管理部门在每年二季度共同商定。B级秘密事项允许知悉的范围是:公司各部门主管(第一负责人)及以上,B级秘密事项形成部门的相关人员,及公司领导和秘密事项形成部门主管认为需要让其知悉的对象。

4.1.3  C级秘密事项(含载体):由秘密事项形成部门指定专人负责做好标识,妥善保管,并建好记录、台帐;C级秘密事项的发放要编号、签收,传阅要有传阅签名记录,并返还保管;C级秘密事项保密管理等级的变更或解密由公司保密管理部门在每年二季度共同商定。C级秘密事项允许知悉的范围是:公司各部门主管及以上,C级秘密事项形成部门的相关人员及该部门主管认为需要让其知悉的对象。

4.1.4 各等级秘密事项的标识为:*A,*B,*C。

4.2重点部门、重点部位管理:

    4.2.1经公司确定的重点部门设门禁权限或专人管理,一般不对外开放,因特殊接待需要,须由部门主管报请总经理同意,由该部门主管全程陪同,并由内勤记录好进入人员的姓名、身份、进人的日期、时间(包括进入和离开)及事由。公司内部员工因工作需要进人重点部门,应遵守保密纪律,完成工作及时离开。

    4.2.2经公司确定的重点部位,原则上除该部位的工作人员外,一律不允许随意进入,必要时应在重点部位醒目位置标示“闲人莫入”。公司员工确因事须进人时,应报请该部位部门主管同意,并由该部位工作人员全程随同,自觉遵守保密纪律,完成工作及时离开。

    4.2.3需要对重点部门、重点部位的设备、设施进行维护、维修时,经办部门应提前告知,以便重点部门、重点部位的工作人员做好准备,将需保密的物件撤离现场,在外人进入维护、维修时,该部门、部位的工作人员不得离开。

4.3涉密员工管理

    4.3.1公司所有涉密员工在与公司建立劳动关系的同时,由公司人力资源部代表公司与其签署《商业秘密保证及竞业限制协议》,以此互相监督,共同保障公司商业秘密的安全和利益。

    4.3.2涉密员工在日常工作中,除认真履行岗位职责,服从本部门主管的领导外,要严格按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作,并接受相关保密管理部门的工作指导和监督、检查。

   4.3.3公司各保密管理部门应定期对与本部门管理职能相关的涉密人员的岗位工作进行保密检查,原则上每年不少于两次,检查中发现的问题应及时指导、指正,落实整改措施:并及时总结和推广涉密员工在保密管理中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门的主管反馈,纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中,作为奖惩的依据之一。

   4.3.4对新安排至涉密岗位的涉密员工,人力资源部除进行常规的入职教育外,应会同该部门主管共同进行入职保密教育;涉密员工因工作需要进行岗位变更时,部门主管应监督其对保密工作的移交,人力资源部应对其进行离岗保密教育。

4.4员工保密纪律:

   4.4.1对公司的秘密事项,全体员工都应做到不该问的不问,不该说的不说,并在知悉秘密事项的情况下都负有保密义务,且有权制止一切泄露公司秘密事项的行为。

   4.4.2凡涉及公司秘密事项的内容,不论其为何种载体形式均属保密范围,任何员工直接或间接、口头或书面擅自对外提供涉及公司秘密内容的行为,均属泄密。

   4.4.3员工个人在劳动合同期限内,不得将直接或间接获悉的本公司秘密事项内容擅自泄露给非本公司、非本岗位的其他人员;不得以任何形式将所知悉的公司商业秘密泄露给他人或利用公司的商业秘密谋求个人利益。

   4.4.4凡属允许知悉公司秘密事项的员工,未经允许,不得主动接触涉密事项;凡不属允许知悉公司涉密事项范围内的员工,不得以任何方式主动获取公司秘密事项内容,否则视为窃密,因特殊原因需要其接触公司秘密事项内容的,应做到恪守秘密。任何员工不得私自将公司涉密资料带离办公场所。

   4.4.5签署竞业限制的员工个人离职(包括终止、解除劳动合同,退休)后三年内不得以任何形式从事公司同类产品的生产和经营:不得利用公司的商业秘密为他人与自己谋求利益:

   4.4.6非该重点部门员工,未经允许不得进人重点部门;非该重点部位工作人员,未经批准不得进入重点部位。

   4.4.7涉密员工必须严格遵守《商业秘密保证及竞业限制协议》的条款。

   4.7.8员工违反保密守则或各项保密规定而受到惩戒时,该员工的部门主管应负连带责任。

4.5接待来访纪律

    4.5.1公司接待来访的职能部门是总经理办公室(不含客户和供应商接待),其他各部门在接受接待任务时,应向总经办备案,并按统一的公司介绍资料和公司产品样本向来访者介绍。总办应做好接待来访的登记、记录。

    4.5.2公司简介及用于接待的音像资料,应定期完善、修改,并报经公司保密管理部门审核批准后方可用于接待。未经许可,接待中不得涉及公司秘密事项内容。

    4.5.3来访接待部门接受接待任务后,应事先制定接待计划和参观路线,报公司总经理或保密管理部门批准。未经总经理批准,不得擅自带领来访参观人员进人重点部门和重点部位。

   4.5.4公司客户和供应商的来访接待,分别由业务部门和供应部负责,并按上述第l、3项执行。

 4.6奖惩处理

    4.6.1公司保密工作部门负责根据《保密守则(试行)》所规定的奖惩原则进行奖惩处理的讨论,并向总经理提交处理意见报告。

    4.6.2凡违反公司保密守则及各项保密规定的行为,均可列入惩戒范围,惩戒方式分别为:纪律制约,指教育批评、调换岗位等;经济处罚,指扣岗位考核分、罚款、降职、降级等;行政处罚,指警告、严重警告、行政免职、辞退、开除等;提起诉讼,追究法律责任。

    4.6.3凡在履行保密职责,保护公司秘密、保护知识产权中有显著成绩的人员,应受到鼓励和奖励,方式分别为:精神鼓励,指部门通报表彰、公司通报表彰等;物质奖励,指发给一次性奖金,提供培训机会,提职,晋级等。

4.7 因履行公司保密守则,各项保密管理规定和《商业秘密保证及竞业限制协议》所发生的争议,由公司与员工双方协商解决,协商不成的提交市仲裁委员会仲裁。

 

5附录:        公司秘密事项分类及项目内容、等级汇总表







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